关于进一步提高公文办理质量和效率的通知(邕府办〔2021〕11号)
发布日期:2021-03-30 16:57 来源:邕宁区人民政府办公室

各镇人民政府,城区国家行政机关各办局,城区直属各事业单位,驻城区有关单位:

更好贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》邕宁区人民政府工作规则》有关规定和中央关于整治形式主义突出问题切实减轻基层负担的有关要求,进一步提高公文办理质量和效率,规范办文办事程序经城区人民政府同意,有关事项通知如下

一、进一步重视办文工作

公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文处理工作必须坚持实事求是、准确规范、精简高效,安全保密。各镇、各部门、各单位要高度重视公文办理工作,严格执行公文办理的有关规定,确保公文办理的严肃性、统一性和规范性。各镇、城区政府各部门(单位)要实行首长责任制,上报的文件应当由各单位主要负责人签发,并亲自把关公文质量和办理工作,指定单位分管负责人和专门负责人具体办理公文,要切实提高公文办理质量和效率。

二、进一步规范办文流程

(一)公文报送程序和规范

1.各镇,城区政府各部门(单位)上报的非涉密公文(包括发文代拟稿)须到城区政府办登记(文电股)、审核,按规定流程办理,不得越级、重复、多头报送,公文一般不直接报送城区领导同志个人。上报的请示报告件一律参照《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》的规定执行。

2.各镇、城区政府各部门(单位)实行首长责任制,报送城区政府的正式公文应由报送单位的主要负责人签发,联合行文由所有联合发文机关的主要负责人签发,由报送单位审核后统一报送。

3.请示事项(包括活动或会议的方案)不得以白头信函、内部签报、代拟文稿等形式向城区政府报送,必须报送正式请示公文,并且应一事一文

4.报送城区政府的报告,不得夹带请示事项。落实领导同志批示、指示情况的报告,内文注明领导同志批示、指示内容和来源。

(二)发文办理程序和规范

各镇、各部门要严格按照职权范围行文,属于部门职责范围内工作的,由部门自行发文;涉及跨部门专项工作的,由部门之间协商联合发文。需城区政府起草的文件,由报送单位的主要负责人审核签批,特殊情况(主要领导因公外出等)可由主持工作的负责人审核签批。若涉及其他职能部门的,必须征求相关部门意见,经相关部门主要领导会签同意后上报。

1.拟稿。公文起草由主办单位代拟,拟稿人署名,单位主要领导审阅签署意见,并提供发文依据材料。文稿须电脑打印,并按要求填写文件标题、公开方式、主送、抄报抄送单位等内容。

2.会签。文稿由主办单位主要负责人审阅并签署意见,如内容涉及其他部门的,实行牵头部门责任制,由牵头部门(单位)负责落实组织、督促、协调、征求有关部门意见或会签。

3.送审。文稿送城区政府办文股登记办理,由办文人员对文稿进行核稿后送审。

(三)退文处理

各镇、各部门(单位)报送城区政府的请示、报告、意见、代拟文稿,下列情形之一的,府办作退文处理:

1)越级行文或非领导同志交办直接报送领导同志个人的

2)文种使用错误的

3)行文理由不充分、逻辑混乱、表述不清或重复行文的。

4)请示一文多事或报告中夹带请示事项的

5)公文主送机关错误或同时主送两个及以上机关的。

6)容涉及个及以上部门而未协调或协调意见不齐备的

7)请示件未使用文件头,格式不规范、文字错漏或未加盖主办单位印章、未标注签发人联系人和联系电话、政府信息公开方式

8)代拟文稿单位主要负责人未在发文笺上签名及文稿内容需作较大修改

9)成文日期与报送公文日期相差时间过长(超过2日)的。

10)有其他问题应予以退回的。

三、进一步提高公文质量

各镇、各部门(单位要重视公文撰写工作,强化管理,加强业务工作人员培训,精心撰写公文,努力提高公文质量;各镇、各部门(单位主要负责人要严把公文的审核、审批关,确保报送的公文表达准确无误。

(一)各镇、各部门(单位)报送的公文涉及其他部门业务范围的,实行牵头部门责任制,由牵头(主办)部门对报送的公文负总责,负责落实组织、督促、协调、征求有关部门意见或会签。各协办部门负具体责任。牵头(主办部门在上报公文前,应事先主动与协办部门进行协商,尽可能取得一致意见,并将征求意见及采纳情况一起附上协办部门要积极配合,不得以城区领导未批示为由不予办理如协商后意见仍有分歧的,牵头(主办部门应作出说明并提出倾向性意见及理由。经城区政府常务会审议原则通过的文稿,在办理发文时,有修改的要附上修改说明和花脸稿。

部门之间征求意见或会签文件时,除主办单位另有时限要求的以外,协办部门一般应当在3个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式,否则主办部门可以视其为无意见,并据此继续办理有关公文。

(二)送城区政府的请示、报告,代拟文稿,涉及重大事项的,要深入研究,准确把握政策和议事规定,经本单位领导班子集体研究议定后行文报送,并在文中或起草说明注明“经本单位领导班子集体研究”

(三)提请城区政府发布的规范性文件,负责起草的部门要认真研究,吃透上级政策,紧密结合城区实际,有针对性草拟公文。起草单位应就公文内容征求、汇总相关职能部门的意见,备齐文件草案文本、起草说明,所依据的法律、法规、规章、国家政策、上级文件等相关资料一并报送城区政府办公室,由城区政府办公室转城区司法局进行合法性审查后,提请城区政府审议

(四)代城区政府拟稿上报市政府或上级有关部门办理的请示性公文,由代拟单位负责就请示事项与市政府或上级有关部门沟通联系及跟踪落实,并向城区政府分管领导和主要领导报告;对不符政策或确实难以获得上级部门同意或支持的请求事项,原则上不予转报。转报的请示事项内容必须真实客观,文字必须言简意骇,请求必须明确、准确。

四、进一步强化办文效率

(一)各镇、各部门(单位)实行首问责任制,即根据本部门(单位)职能明确首问责任人和责任内容,指定专人(如局办等科室)负责整个文件接收、对接、承办、解释和答复工作。

首问责任制按“首问接待、对口承办、全程负责”的原则进行。对于文件批转、咨询、投诉事项属于本部门首问责任人职责范围内的(无论事项是否属于首问责任人所在科室职责范围),首问责任人都应当立即受理,并按照有关规定及时协调、办理或答复,不能推诿至部门其他科室;需要相关部门配合办理的,应及时引导、协调或分送给具体承办部门或单位,并由首问责任人全程跟进、督促、了解、反馈事项办理情况。对于文件批转、咨询、投诉事项属于业务不明确或涉及交叉业务的事项,首问责任人在受理后,按公文办理程序及时请示部门(单位)主要负责人,明确业务相关科室,落实承办人员,并由首问责任人全程跟踪、督促、了解、反馈事项办理情况。

(二)各镇、各部门(单位)要严格控制发文数量。常规性、事务性工作如会议通知等可通过即时通信等方式上传下达。各镇各部门(单位不得以未收到正式文件为由,延误开展工作。部门发文或者联合发文或议事机构(含各类领导小组)发文能解决的应自行发文(呈分管领导审批同意后,可冠以“经城区政府同意”字样以部门名义发文),部门或议事机构(含各类领导小组)不得以力度不够为由请示城区政府就同一事项发文。此类发文包括但不限于会议通知、转发上级通知、部署具体工作的文件。发文必要性不强的,一般情况不对各镇各单位的请示出具批复,仅提供城区政府常务会议纪要或者领导批示件。确需出具批复的,请示件应附上批复代拟稿一并呈报,避免出现请示呈批一轮、批复再次呈批一轮的流程重复。

各镇、各部门(单位)要压减文件篇幅。发扬“短实新”文风。公文起草要做到情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清晰,用词规范,标点正确,篇幅力求简短,人名、地名、数字、引文准确无误,相关附件材料齐全规范。城区政府批复性文件经充分酝酿决策后,仅出具结论性、原则性意见,具体由主管业务部门会同有关部门依法依规迅速办理

各镇、各部门(单位)需要请示城区政府的事项,应抓紧做好前期工作及时上报,给城区政府预留足够的研究、决策时间。除临时性紧急公文、突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外,一般事项不得少于5个工作日;需在3个工作日内批复的,须随文报送《公文报送情况说明》;需在1个工作日内批复的,除报送《公文报送情况说明》外,部门主要领导须直接与城区政府办公室主任沟通,作出说明。

严格执行领导干部外出请示请假报告制度,需报城区政府审批的,须至少提前3个工作日,按审批程序将请示或《请假表》报送城区政府办公室文股办理;少于3个工作日的,须作出书面说明并提供背景情况。

城区政府办公室经办转出的公文,、各部门单位文件的办理要根据紧急程度统筹安排,明确各个环节办理时限,加强催办、督办工作应在每个工作日的上午、下午,由各单位专人负责及时登录系统签收,全程跟踪、催办,确保及时办结,特别是对急件及上级来文明确提出上报时限的办理件牵头部门要负总责,统筹安排办理工作,有关协办及配合部门要积极予以协助要做到即收即办,迅速办结,依时回复上报除来文有明确的时限要求外,原则上急件要在1个工作日内办结,特急件立即研究办理,并按领导要求上报办理结果。要在规定的时限内办理或提出反馈意见的,若因特殊情况无法在规定时限内反馈意见,承办单位要提前向城区政府办书面说明情况,并明确办结时限

各乡镇、各部门(单位)的请示、报告事项办结后,各单位应对有关资料进行收集、整理、归档。

五、加强公文限时办结工作的管理和通报

(一)完善催办制度。城区政府办公室各相关股室负责做好转出公文的跟踪、催办、督办、登记等工作。一般采用电话催办,同时做好催办的登记工作(列明催办人、催办时间、接电人及其他有关情况);必要时,发出书面通知催办、督办。经催办未反馈意见的,视为同意。

(二)加强统计通报制度。各单位要定期清查本单位收文处理情况,坚决杜绝延办、误办、漏办等现象。城区政府办公室定期采集、统计、分析各单位的收文和办结情况及各单位报送公文中出现的文字、格式、逻辑等错误,由区委政府督查考评办适时作出通报。

(三)建立问责制度。各镇、各部门(单位)报送城区政府的请示、报告、意见、代拟文稿,因错漏等原因导致退文的;逾期未办理公文且未说明正当理由的;因公文处理不当如:公文迟报、漏报或丢失问题等造成不良影响的,视情况,在全城区进行通报批评;一年内发生次的,除通报以外,并由城区分管领导约谈承办单位主要领导不按规定办理公文情节严重的,按相关规定追究承办单位责任人的行政责任。

(四)以上通报和约谈情况将由城区政府办公室汇总,并移交区委区政府督查考评办,作为各单位年度机关绩效考评扣分的依据。

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